Centre d’Archives du CPCP : règlement d’ordre intérieur (ROI)
La salle de lecture est accessible au public les jours et heures fixés sur rendez-vous. Dans le cas du samedi, il convient de prévenir un archiviste au moins une semaine à l’avance.
Lors de sa première visite, le lecteur devra présenter des documents d’identité et remplir un formulaire d’inscription dans lequel il indique le but de sa recherche ainsi que ses coordonnées, et déclare respecter le règlement de la salle de lecture.
Une carte de lecteur est obligatoire. La première est décernée après l'inscription initiale et est renouvelable tous les cinq ans.
Lors de chaque visite, le lecteur se doit de signer le registre des lecteurs.
Les documents d'archives qui sont donnés ou mis en dépôt au centre d'archives du CPCP sont mis en consultation dans la salle de lecture conformément aux stipulations de la convention qui existe entre le CPCP et le dépositaire ou donateur. Les lois et diverses règles existant sur la protection de la vie privée prennent évidemment le pas sur les conventions. Dans ce cas, un délai d'attente de 30 à 100 ans peut être instauré entre l'acquisition des archives et leur mise à disposition du public.
Dans le cas des archives stockées par le centre d'archive du CPCP pour lesquelles il n'existe nulle convention, c'est le Conseil Scientifique qui prend la décision, dès l'acquisition des-dites archives, de les rendre ou non accessibles au public.
L'archiviste peut refuser la consultation de documents originaux et interdire leur reproduction soit en raison du mauvais état de certains documents (leur reproduction ou leur consultation pouvant leur occasionner des dommages irréparables) soit en raison de l'absence de connaissances du contenu de ces archives ou de leurs copies.
En cas de désaccord avec une décision d'un archiviste, le lecteur peut interjeter appel au Conseil qui se prononcera sur le cas dans les 30 jours qui suivent l'appel. Si ce dernier ne répond pas dans les délais, c'est la décision première des archivistes qui prévaut.
Ni ce centre d'archives, ni les archivistes ni le Conseil Scientifique ne peuvent être tenus responsables des atteintes au droit d'auteur pratiqué par un lecteur.
Les ouvrages de la bibliothèque ou les documents d'archives peuvent être prêts moyennant l'avis des archivistes. Les prêts des fins d'édition se négocient avec le Conseil scientifique moyennant contrat.
Ni les documents d'archives ni les ouvrages de la bibliothèque ne peuvent être empruntés ou vendus.
Les archivistes aident et orientent les chercheurs mais n’effectuent pas les recherches à leur place.
Les chercheurs demandent aux archivistes les documents que ces derniers vont chercher par la suite.
Des photocopies ou des photographies des documents peuvent être réalisées en tenant compte des stipulations des articles 4, 6 et 7. Dans le cas d'une utilisation commerciale, un droit de reproduction sera à négocier avec les archivistes et/ou le Conseil scientifique.
Quiconque fait une publication ou une quelconque production basée, au moins en partie, sur des documents gérés par le centre d'archives du CPCP est tenu de mentionner celui-ci comme source d'information. Il devra, en outre, adresser un exemplaire du document produit au centre.
Si d'aventure un chercheur trouve, durant sa recherche, des informations concernant la vie privée d'une tierce personne, il est tenu d'en avertir immédiatement les archivistes.
Le chercheur veillera à conserver dans le meilleur état les documents qui lui sont confiés.
L'accès au local de conservation est interdit au chercheur sauf accord préalable des archivistes. Il doit, en outre, être accompagné de l'un d'eux lors de cette démarche.
Le chercheur ne peut ni fumer, ni boire, ni manger, ni introduire d'animaux dans le centre d'archives.
Les archivistes peuvent interdire définitivement l'accès à toute personne enfreignant le règlement.
